如何把会开好,开得上下一心,干劲十足?
01
讨论行动方案,而非问题
会议主题要非常明确,你不能突然冒出一个问题就开会。
开会一定是没法讨论问题的,为什么?
讨论问题的时候,所有人都不需要负责任。
我们很多人开会,表面非常热闹,结果一个问题都没解决,带着一堆观点就结束了。这个会就白开了。
所以,高效的会,一定要有明确的主题。
比如月度经营分析会,主题就是检验目标的行动方案是不是真正被落实, 每一个汇报的人必须讲行动方案,而不是讲自己遇到的困难,没有达成目标的原因。
讨论原因,讨论困难,这些都是观点和问题。
记住:开会的最终目的,是落实行动。
02
日常会议不超过40分钟
记住,会议的时间成本极高,如果临时拉一场会,管理者以及他对接的同事,所有人的工作都会被打断。
如果不是遇到重大挑战,尽量不要开临时会议。
对于例行会议,需明确几个时间:
第一,明确开始和结束的时间,一定不要拖延。别人的时间也是安排好的。
第二,一定要确定每个人的发言时间。比如每个人15分钟,多一分钟都不给,训练员工抓重点的能力。你只要把时间压短,他就会抓重点了。
第三,一定要留出时间达成共识。如果需要投票,就留出投票的时间;如果需要表态,就留出表态的时间。
第四,除了战略会议或半年度会议,日常会议不超过40分钟。
一次会议只有一个主题,40分钟完全够用。
总之,尽量开短会,跟主题无关的人员,尽量不参会或者少参会。
03
开会必须得出结论
只要是管理会议,就必须有结论。
不能留着这个议题,说“下次再讨论”。
原则上,只要列入议题,就必须当场得出答案。要么就不列入。
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